信封之書寫格式

•  鋸齒式 (Indented Style)

從第二行起,每一行左端均向右縮進一兩個字母。

•  齊頭式 (Block Style)

每一行左端均對齊

•  注意事項

•  在信封正面的左上角,寫上 「 發信人 」的 姓名、地址。在信封上面中央偏左一點,寫上 「 收信人 」 的姓名、地址(如圖 1 )。如果信封的正面寫不下發信人的姓名和地址也可寫在信封反面的三角尖上(見下圖 2 )。

(圖 1 )

(圖 2 )

•  寄信人不自稱 Mr. 、 Mrs. 或 Miss ,但是在收信人的姓名前則必須加上尊稱 Mr. 、 Mrs. 或 Miss 以示禮貌。

•  英文住址是由小至大,如必須先寫門牌號碼、街路名稱,再寫城市、省(州)和郵遞區號,最後一行則寫上國家的名稱。國家名稱的每一個字母都要大寫。

•  信封上的郵遞區號 (zip code) ,在美國州名之後以五位數阿拉伯數字表示,前三位數代表州或都市,後兩位數表示郵區,至於郵遞區號 10027 的唸法是 one double o two seven 。

•  住址中常用字:有簡寫的多用簡寫   。 郵局地址 翻 譯

室 Rm. (Room)

樓 F1. 或 F

號 No. (Number)

棟 Building

衖 Sub-alley

弄 Aly. (Alley )

巷 Ln. ( Lane )

街 St. ( Street ) 

段 Sec. (Section)

路 Road ( Rd.)

鄰 Neighborhood

里、村 Village

區 Dist. ( District)

鄉、鎮 Township

大道 Ave.(Avenue)

市 City

縣 County

省 Province

•  在信封的右上角貼上郵票。

•  如果信件不是郵寄,而是 托人轉交 ,可在信封的左下角寫上 kindness of… (受託人的姓名)或 By courtesy of… (受託人的姓名)或 By favour of… (受託人的姓名)。以上這些字樣都等於中文的 “ 敬煩某某轉交 ” 。

•  如果是 介紹信 ,由被介紹人面交,可在信封左上角寫上 Introducing Mr .( Mrs. , Miss ,etc. )(姓名)或 To introduce… (姓名)或 Recommending … (姓名)。以上這些字樣等於中文中的 “ 茲介紹某人 …” 。

•  在信封的左下角可以寫上 信件的性質 ,如 Personal 或 Confidential 或 Private ,這些字樣等於中文的 “ 親啟 ” 或 “ 絕密 ” 。如果需要還可以注明 Immediate 或 Urgent 或 Rush ,這些字樣等於中文的 “ 急件 ” 。視需要也可以注明 Attention of… ,等於中文的 “ 請某人拆閱 ” 或 “ 請某人處理 ” 。

•  為了方便郵件傳遞,信封上可按各國相沿的習慣標明如下:

寫在信封左上角 “A” 的位置的字樣,如:

•  If undelivered, please return to (無法投遞,退回原處)

•  After 10 days, please return to (十天後請寄回)

•  Return Postage Guaranteed (回信郵資已付)

•  Via San Francisco (經由三藩市)

•  By airmail to San Francisco, by train to Hong Kong. 到三藩市用航空,到香港用火車)

寫在信封中間上方 “B” 的位置的字樣,如:

•  Printed Matter (印刷品)

•  Sample (樣品)

•  Sample of No Value (無價值的樣品)

•  With Compliments (贈品)

•  Photo Only (內有像片,請勿折疊)

寫在郵票下面 “C” 的位置的字樣,如:

•  Via Airmail; By Airmail; Par Avion (航空)

寫在信封左下角 “D” 的位置上的字樣,如:

•  Introducing Mr. X (茲介紹 X 先生)

•  Kindness of Mr. X (敬煩 X 先生轉交)

•  Per favor of Mr. X (敬煩 .X 先生轉交)

•  Private (親啟)

•  Personal (私函)

•  Confidential (密函)

•  Registered ( Reg. ; Regd. )(掛號)

•  Urgent (急件)

•  Immediate (急件)

•  forward (請轉交)

•  Care of ( c / o )(請 … 轉交)

•  Please Read dress (請轉寄)

•  Post Restante (留存郵件)

•  Care Postmaster (留存郵局)

•  Practice makes perfect.

•  台北縣新店市北新路三段 160 巷 28 號 3 樓

3rd. F, No. 28, LANE 160, PEIHSIN ROAD
SECTION 3, SHINDIAN CITY, TAIPEI, TAIWAN, R.O.C.

•  台北縣新店市第 10300 號信箱

P.O.BOX 10300 , SHINDIAN CITY , TAIPEI , TAIWAN , R.O.C.

•  練習填寫信封

Jude Law will write a letter to his pen pal( 筆友 ), Jennifer Lopez. Jennifer's address( 住址 ) is: 1025 Long Street, San Francisco , CA 94101 , U.S.A. And Jude's address is: 23, Alley4, Lane130, Sec.Π Nanking East Rd. Taipei , Taiwan 104, R.O.C. Please write an envelope for him. 

Ans: 1. George Wang 2. 23, Alley4, Lane130, Sec.Π Nanking East Rd.

3. Taipei , Taiwan 104 4. R.O.C 5. Mr. George Wang

6. 1025 Long Street, 7. San Francisco , CA 94101 8. U.S.A.

•  信件內文格式

 

  ( 寄信人住址 ) 248 Park Street

•  普通私人書信 (Informal Personal Letters)

May 8, 1994

Dear Daniel,

   Thank you very much for the wonderful holiday vacation I spent with you and your family. Your mother is such a terrific cook! I think I must have gained 10 pounds in just a week I spent with you. I really appreciate your taking time off from work to take me around and show me so many places. You are lucky to live in such an interesting area. I hope that soon you will be able to visit my part of the country. Thank you again for a wonderful time. Let's keep in touch.

Best regards,
Matthew

注意事項:

•  日期 (date) 需在信函的右上角,月分需大寫,年與月日之間需用逗號隔開。

  1. 稱呼 (greeting) 之後加逗號 (comma) 。

  2. 結尾辭 (closing) 第一字首字母大寫,其後加上逗號。

  3. 此類書信無需打字。

•  正式書信 (Formal Letters)

177 Atlantic Avenue
Boston , Massachusetts 02140
April 22, 1994

Director of Admissions
Harvard University
Cambridge , Massachusetts 02138

 

 

•  英文書信的結構

•  信頭 (Heading)
包括寫信人地址和寫信日期。位置在信箋的右上角。位址從小到大,按單位換行,比如第一行寫門牌號和街道,第二行寫城市和省(州),第三行寫國家和郵遞區號。日期按照下列格式: June 1,2000( 美國), 1 June,2000 (英國)。

•  封內地址 (Inside Address)
如果是比較正式的信函,信箋上還要寫上對收信人的稱呼和他的地址。它一般位於信頭的下方,信箋的左邊頂格的位置。

•  稱呼 (salutation)
封內地址低兩行,靠左邊頂格自成一行。如果是公函,則稱呼對方的職位,如果是一般朋友則可稱呼為 My dear XX ,如果是比較熟悉的朋友則可以用 Dear XX 。

•  正文 (The body)
有什麼寫什麼即可。但注意五項基本原則。 consideration, conciseness, clarity, courtesy, correctness 。即:體貼、簡明、清晰、禮貌、正確。

•  結尾詞和簽名 (Complmentary close and Signature)

•  結尾語的第一個字母要大寫,最後還要加上逗點。

•  若要針對收信的對象,將結尾語加以區分:
* 比較親密的對方,可以用 Sincerely yours; Yours sincerely; Sincerely

* 一般的朋友可用 Your friend

* 如果是兒女寫給父母,就用 Your loving son(daughter)

* 對長輩則寫 Respectfully yours

* 至於生意上的往來就用 Faithfully yours

•  在結尾語下面的署名必須親自簽名,即便用打字的,也是要親筆簽名,而且在簽名之後,不加任何的標點符號。

•  附件和再啟 (Enclosure and Postscript)
如果有附件,則可以按照這樣的格式寫: Enclosure: XXX 。如果有另外的事情需要補充,則可以用 P.S. 開頭,表示 “ 又啟,又及 ” 的意思。

•  明信片

明信片常省去寄信人住址,因其空間固定且較小,正文應盡量簡潔清晰。

•  國外專用的一般明信片

•  風景明信片